Шаблоны документов (типовые формы). Нужно использовать унифицированные шаблоны по каждому ключевому документу, исключая вариативность.
• Шаблон внешнеторгового контракта: с заранее прописанными условиями поставки, форс-мажорами, штрафами, требованиями к документам.
• Шаблон инвойса: структура, формулировки, обязательные поля (наименование, код, страна происхождения, валюта, условия поставки, стоимость за единицу).
• Шаблон упаковочного листа: позиции, количество мест, габариты, четыре вида веса, номера упаковок, маркировка.
2) Проверочные листы (чек-листы по этапам). Перед каждой поставкой — четкий чек-лист. Наша цель — найти проблемы до, а не после того, как груз завис на границе. Никто не работает по памяти.
• Есть ли все обязательные документы (инвойс, упаковочный, экспортная декларация, сертификаты, техническое описание и т. д.)?
• Правильные ли в них коды ТН ВЭД, артикулы, наименования?
• Согласованы ли дата отгрузки, маршрут, терминал, брокер?
