Kitobdan iqtiboslar Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства»muallif Виктор Ковальский
Нам дана возможность выбора, но не дано возможности избежать выбора. Айн Рэнд
одственное планирование в конкретной номенклатуре и количестве. Если мы говорим о закупках для инвестиционных строительных проектов, то формированию бюджета должно предшествовать формирование ведомостей материалов и оборудования (комплектовочных ведомостей) и календарно-сетевое планирование. Заметим, что в обоих случаях закупки являются элементом цепочки создания стоимости, или основным процессом. Далее рассмотрим формирование бюджета в связке с производственным планированием.
Бюджет закупок
Какие KPI закупок должен отслеживать Совет директоров? Какие индикаторы должны быть на дашборде подразделения закупок для измерения и повышения его производительности? Рассмотрим наиболее распространенные ключевые показатели эффективности (KPI) закупок.
Начнём с заинтересованных сторон. Со стороны компании ими являются:
• подразделение закупок
• инициаторы закупок (дивизион/завод/функциональное подразделение)
• менеджмент (генеральный директор и Совет директоров)
Закупки (Procurement) с точки зрения Совета директоров и Менеджмента должен в первую очередь отвечать на вопросы: Какой должна быть стратегия снабжения? На каких основных задачах должен сосредоточиться отдел закупок?
Перечислим основные цели/задачи:
• приобретение МТР и Услуг (Работ);
• прогнозирование затрат;
• оптимизация стоимости, качества, сроков;
• управление поставщиками и формирование стратегического партнерства;
• управление рисками;
Для создания Системы Сбалансированных Показателей закупок сопоставим
Проектные-это выбор лицензиатов по технологии, разово закупаемое технологическое и вспомогательное оборудование, выбор материалов при проектировании, выбор ЕРС (М) -подрядчиков для строительства новых промышленных объектов.
Давайте разбираться, основные отличия операционных и проектных закупок:
Предмет закупок
Операционные-это в основном регулярно-закупаемые ТМЦ и Услуги (Работы), а также срочные заявки, возникающие при внеплановых остановках
Бальный метод наиболее распространен в российской закупочной практике на основе рекомендаций, разработанных Министерством экономики РФ и рекомендованных для гос. закупок. Суть метода заключается в оценке отдельных критериев и их приоритетности (цена, производительность, оплата, гарантийный период и рекомендованный ресурс и т.д.) Этот
Инвест-проект на модернизацию/реконструкцию действующих производств нацелен на снижение расходных технологических коэффициентов, внедрение энергосберегающих технологий, замену морально устаревшего оборудования, расширения номенклатуры выпускаемой продукции или выпуска новых видов продуктов. Разработанные Базовый проект (Basic Engineering) и Рабочая документация (Detail Engineering) имеют лист поставщиков (Vendor list), ведомость оборудования и материалов (Material equipment lists) и компоновочные решения (Layout Solutions) с указанием массо-габаритных характеристик. Эти данные служат исходной
В бюджете закупок основного технологического сырья и материалов, как правило, содержатся следующие показатели, характеризующих эффективность бизнес-процесса «Закупки»:
• количество;
• цена;
• стоимость;
• необходимое авансирование поквартально или ежемесячно;
• оборачиваемость;
• дебиторская и кредиторская задолженности на начало и окончание отчетного периода;
• запасы сырья и материалов;
• исполнение бюджета закупок в натуральных показателях;
• исполнение бюджета закупок по сумме (ценовой фактор).
Бюджет основного технологического сырья и материалов, тщательно прорабатывают и анализируют, т.к. в себестоимости готовой продукции расходы на эту статью могут занимать более 60%. Организация работы в составе КФГ по формированию бюджета снижает риски завышения закупочных цен, т.к. решение принимается коллегиально и прозрачно, включая контролирующие финансовую службы и службу экономической безопасности
— оборудование, запчасти и комплектующие для обслуживания и ремонта основных производств, услуги и работы, связанные с диагностикой, монтажом и ремонтом технологического оборудования;
— инвестиции для проведения модернизации/реконструкции действующих производств (Brown Field) в рамках проведения остановочных капитальных ремонтов (совмещение актуально для непрерывных производственных циклов)
Удовлетворенность деятельностью подразделения закупок определяется как с помощью анкетирования с замечаниями, комментариями и предложениями, так и путем обсуждения в рабочих группах. Проводится это ежеквартально или в даты контрольных вех. По результатам анкетирования или обсуждения разрабатываются мероприятия корректирующих воздействий по улучшению процесса, его прозрачности и доступности, снижению бюрократии и повышению квалификационных навыков сотрудников закупочного подразделения. В свою очередь закупки доводят своим коллегам КФГ (кросс-функциональной группы) распределение функционала в подразделении закупок, действующих и разработанных бизнес-процессах и процедурах, документации, регламентирующей закупочную деятельность