Ради собственной безопасности рекомендовал бы заказчикам фиксировать изменения хотя бы в письме по электронной почте. Небольшие и некритичные модификации при таком неформальном согласовании допустимы. В случае глобальных изменений продукта не будет лишним задействовать и бюрократию. Это не понравится поставщикам, но отчасти обезопасит заказчика.