Прежде чем мы перейдем к этому вопросу, давайте закроем предыдущий. Каково будет окончательное решение и какие последующие шаги следует предпринять?» Простое замечание поможет избежать ситуации, когда, просидев на совещании битый час и обсудив кучу вопросов, вы не договорились ни до чего существенного.
Поэтому первое, что я делаю, приступая к проекту, — составляю список контактов. Это простая таблица с именами и должностями каждого из членов команды. В нее же я заношу электронные адреса, номера телефонов и предпочтительный для сотрудника способ коммуникации.
Сценарий 4. Участники совещания предлагают обсудить вопрос, которого нет в повестке. Так же уважительно заметьте: «Извините, у нас еще несколько вопросов в повестке. Должны ли мы продолжить обсуждать эту тему дальше или временно “припаркуем” ее
Сценарий 2. Вы замечаете, что участники совещания, не закончив с предыдущим вопросом, перешли к обсуждению следующего. В этом случае ваш долг — действовать решительно, но уважительно по отношению к коллегам: «Прежде чем мы перейдем к этому вопросу, давайте закроем предыдущий. Каково будет окончательное решение и какие последующие шаги следует предпринять?»
Сценарий 1. Ключевой участник либо не может присутствовать, либо сильно опаздывает. В этом случае у вас есть выбор — или продолжать без него, или переносить совещание, но в любом случае не следует вести себя как ни в чем не бывало. Лучше обратиться к присутствующим: «Похоже, Мейсон [ключевой докладчик] не сможет участвовать сегодня в совещании. Мы планировали обсудить следующие пункты повестки [перечислите их]. Можем мы обсудить их без него или перенесем обсуждение?» Пускай участники помогут вам решить, стоит ли продолжать. Проявите уважение к их мнению.
